Utiliser l'extranet de mise à jour
De Base de Connaissance SITRA.
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Qu'est ce que c'est
L’extranet de Mise à jour Sitra permet aux Offices de Tourisme et autres membres contributeurs Sitra (le gestionnaire) de « donner la main » à ses partenaires pour la saisie ou la mise à jour des informations Sitra qui les concernent.
C’est l’Office de Tourisme ou membre contributeur Sitra qui choisit d’ouvrir ou non les accès à ses professionnels et partenaires. En conséquence, si vous êtes un professionnel du tourisme et que vous souhaitiez « prendre la main » sur vos données, il faut vous adresser directement à votre Office du Tourisme ou au Comité Départemental du Tourisme ou Agence de Développement touristique.
Pour un professionnel, l’accès à Sitra a lieu à travers une interface web très simple d’utilisation. C’est l’Office de Tourisme qui choisit les champs sur lequel le professionnel peut agir. Quoi qu’il en soit, même si le professionnel ne peut pas tout saisir ou modifier, il peut consulter la totalité de l’information le concernant et peut donc s’adresser à son Office de Tourisme pour faire modifier les informations sur lesquels il n’a pas la main.
Comment donner la main quand je suis gestionnaire
Synthèse des actions dans SITRA
1. Affecter le profil Gestionnaire d’extranet à l’utilisateur SITRA
Deux cas de figure :
- Affecter le profil Gestionnaire extranet à l’admin local de l’office de tourisme (le login de l’admin local commence nécessairement par votre numéro de département) : o demander à l’animateur départemental SITRA d’ouvrir les droits à l’extranet.
- Affecter le profil Gestionnaire extranet à un utilisateur de l’office de tourisme : o Se connecter à SITRA avec le login Admin local o Se rendre dans le module Administration, onglet Utilisateur o Affecter le profil « Gestionnaire d’extranet » à l’utilisateur concerné
Règle - L’admin régional doit affecter le profil Gestionnaire d’extranet à chaque admin départemental - Les admin départementaux peuvent affecter le profil Gestionnaire d’extranet aux admin locaux des membres - Les admin locaux peuvent affecter le profil Gestionnaire d’extranet à leurs utilisateurs sans eux-mêmes avoir le profil.
2. Ouvrir les accès Extranet aux prestataires touristiques
Avant d’activer les comptes extranet dans SITRA, il est recommandé d’avertir les prestataires par email ou par téléphone afin de les informer du nouveau mode de collecte des informations mis en place dans l’OT.
- Ouvrir SITRA avec un login utilisateur ayant le profil « Gestionnaire d’extranet »
- Aller dans le module Extranet, onglet Activation des comptes
- Rechercher la ou les structure(s) pour lesquelles vous souhaitez ouvrir un accès Extranet
Activation des comptes Extranet un par un
- Cliquer sur le nom de la structure dans la liste pour ouvrir le volet de détail
- Onglet Identification o Les coordonnées, moyens de communication et contacts de la structure sont affichés en consultation
- Onglet Paramètres Extranet
o Login : il s’agit de l’email du prestataire
- Si la structure a une seule adresse email, le login est positionné sur cette adresse email.
- Si la structure a plusieurs adresses email, le champ est positionné sur une valeur nulle. Il faut sélectionner une des adresses email de la structure qui servira de login.
o Mot de passe du prestataire : le mot de passe est généré automatiquement lors de l’activation du compte. Le mot de passe du prestataire sera consultable par l’Office de tourisme dès lors que le compte prestataire aura été activé. Cela permettra d’aider le prestataire en cas de besoin en se connectant à l’interface avec ses login/password. Il n’est visible que lorsqu’on a activé le compte.
o Membre propriétaire du compte : c’est le membre propriétaire de la structure
o Contact référent : les utilisateurs de l’Office de tourisme ayant un profil Gestionnaire d’extranet sont affichés. Il s’agit de sélectionner l’utilisateur qui sera le contact référent pour ce prestataire. Le nom et les coordonnées du contact référent seront présents dans tous les emails envoyés au prestataire.
o Liste des objets rattachés à la structure :
- Tous les objets liés à la structure seront visibles par le prestataire, y compris les objets appartenant à d’autres membres.
- Seuls les objets sur lesquels une mise à jour a été demandée seront modifiables.
o Bouton Activer : il déclenche l’activation du compte du prestataire envoi d’un email au prestataire avec ses identifiants de connexion à l’extranet SITRA une copie du mail est envoyé au contact référent SITRA
Exemple du mail envoyé au prestataire
Activation des comptes Extranet en masse
- Cette fonctionnalité permet d’activer plusieurs comptes Extranet en un seul clic. Attention : elle ne fonctionne que pour les structures n’ayant qu’une seule adresse email. (Dans la colonne Email, les structures avec une seule adresse email n’ont pas de « + »).
- Procédure :
o Sélectionner les structures dans la liste de résultat
o Cliquer sur le bouton Activer en haut à droite de l’écran
- A savoir : o S’il y a plusieurs contacts référents dans l’office de tourisme, le contact référent sélectionné pour ces structures sera un de la liste des contacts référent de manière aléatoire.
Activation pour une structure n’ayant pas d’objet rattaché
- Il est possible d’activer un compte extranet pour les structures n’ayant pas d’objets rattachés (mairie, COS…).
- Les infos de la structure pourront être mises à jour par le prestataire.
Activation pour des structures situées en dehors de votre territoire
Ces structures ont été créées sur le compte OT_01 ou 07 ou 26 ou 38 ou 42 ou 69 ou 73 ou 74.
- Connectez-vous à SITRA avec le compte OT de votre département
- Dans le module Administration, onglet Extranet, recherchez vos structures
- Lors de l’activation du compte extranet, sélectionnez comme contact référent votre structures départementale (ex : Savoie Mont Blanc Tourisme).
- Prévenez votre prestataire qu’il recevra un mail de l’expéditeur Savoie Mont Blanc Tourisme (pour les OT ouvrant un compte sous le profil OT_73 ou OT_74)
- Ensuite les demandes de mises à jour sur les objets se feront depuis votre compte OT habituel.
Changement d’adresse email du prestataire
Si la structure change d’adresse mail, il est possible de modifier son login :
- Module Gestion / Structures
- Dans les moyens de communication de la structure, vous pouvez modifier l’adresse mail choisie lors de l’activation du compte Extranet et la remplacer par la nouvelle adresse mail.
- Le prestataire reçoit un mail à sa nouvelle adresse l’informant du changement de ses identifiants de connexion.
- Une copie du mail est envoyée au contact référent SITRA
Désactivation du compte du prestataire
- Dans le module Administration / onglet Extranet, cliquer sur la structure pour laquelle un compte extranet a été activé.
- Dans l’onglet « Paramètres extranet » du volet de détail de la structure, cliquer sur « Désactiver ».
- Un mail est envoyé au prestataire (avec copie au contact référent) pour l’informer de la désactivation.
- Possibilité également d’utiliser la désactivation en masse pour désactiver plusieurs comptes en un clic.
3. Créer les modèles de questionnaires Extranet dans SITRA
Les modèles sont paramétrables dans les Module Extranet, onglet "Modèle Extranet".
Seuls les gestionnaires Extranet ont accès à cette fonctionnalité.
- Création nouveau modèle :
o choisir les champs en les ajoutant un par un (même fonctionnement que pour générer les modèles excel).
o Le champ Commentaire/Question permet de préciser la nature des informations à renseigner. Il peut être libellé sous forme de question (ex : Etes-vous labellisé Tourisme & Handicap ?) ou de commentaire explicatif (ex : descriptif de type éditorial pour accroche commerciale). Il est parfois renseigné par défaut et modifiable. Le nom du champ et le commentaire sont visibles dans le formulaire de mise à jour extranet.
o Cliquer sur le bouton Enregistrer pour enregistrer le modèle.
- Modification modèle
o Cliquer sur Modifier, puis retrouver le modèle en déroulant l’arbre de recherche par type objet.
o Un clic sur le nom du modèle permet de réouvrir la liste des champs et critères contenus dans le modèle.
- Suppression modèle
o Cliquer sur Modifier, puis se positionner sur le modèle à supprimer : clic droit, supprimer le modèle. On ne peut pas supprimer un modèle tant qu’il est associé à un objet dans une interface.
4. Envoyer les demandes de mise à jour au prestataire
- Pour faciliter la recherche des objets à mettre à jour par le prestataire, utiliser les critères Extranet : «Objets accessibles via extranet » et Etat des informations : « Non masquées » dans le volet de recherche des objets. Ne seront affichés que les objets non masqués dont la structure a un compte Extranet activé.
- Sélectionner les objets et cliquer sur Envoyer un questionnaire Extranet
- Dans la fenêtre « Demande de mise à jour Extranet », renseigner les infos suivantes :
A savoir :
- Si un office souhaite donner un accès permanent à ses prestataires, il doit choisir une date de mise à jour très lointaine et donner accès à la totalité des champs à mettre à jour dans son modèle.
- Lors du clic sur Envoyer :
o Un mail est envoyé à tous les prestataires qui gèrent les objets sélectionnés.
o Si plusieurs objets possèdent le même destinataire, un seul mail est envoyé.
o Seules les structures ayant été activées au préalable dans le module Administration reçoivent un mail. Une fenêtre s’affiche pour lister les structures non activées.
Exemple du mail envoyé au prestataire
5. Valider les mises à jour du prestataire
Il existe 4 états possibles pour les objets dont l'utilisateur de Sitra a demandé la mise à jour :
- En demande de mise à jour : une demande de maj a été émise par l’utilisateur mais le prestataire n’a pas encore effectué de modifications sur l’objet
- En cours de mise à jour
- En attente de validation : le prestataire a effectué des mises à jour, qu'il a enregistrées et transmises à l'utilisateur pour validation.
- Validé
- Pour les fiches « En attente de validation », il est possible de visualiser les modifications effectuées par le prestataire.
- Cliquer sur la fiche pour afficher les onglets.
- L’onglet Synthèse des modifications affiche les informations initiales et les informations modifiées. -
Il est possible de faire des modifications dans les onglets de la fiche si l’info saisie par le prestataire ne convient pas. Attention à bien enregistrer la modification en changeant d’onglet, avant d’Accepter la validation de la fiche.
- Quand vous avez demandé des mises à jour dans plusieurs langues, il faut changer la langue dans l’onglet Langues afin de visualiser les mises à jour.
Si l’onglet Synthèse des modifications est vide, pensez à changer la langue pour vérifier si une mise à jour a été effectuée dans une autre langue.
Résoudre un problème d'installation chez votre prestataire
Votre prestataire rencontre des problèmes lors de l'installation ou l'utilisation de l'extranet ? Voici un guide qui vous permettra de l'aider à les résoudre ! :
Fichier:Procédure dépannage Extranet SITRA.pdf
